Wann der Betriebsrat informiert wird und einen Sachverständigen holen darf
In vielen IT-Projekten erfährt der Betriebsrat erst spät, was geplant ist. Das Unternehmen hat eine KI-Lösung ausgewählt, den Vertrag fast fertig verhandelt und den Starttermin festgelegt, und erst dann bekommt der Betriebsrat eine Präsentation des Anbieters. Er fühlt sich übergangen, fordert Unterlagen nach und will einen Sachverständigen hinzuziehen, und die Projektleitung fragt sich, warum alles auf einmal stockt. Dahinter stehen zwei Fragen, die sich jedes IT-Projekt früh stellen sollte: Wann muss der Betriebsrat was erfahren, und wann darf er sich fachliche Hilfe holen?
Die Pflicht zur Unterrichtung liegt beim Arbeitgeber
Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat nach § 80 Abs. 2 BetrVG „rechtzeitig und umfassend“ unterrichten, damit dieser seine Aufgaben nach dem Betriebsverfassungsgesetz erfüllen kann. Die Information ist also eine Bringschuld des Arbeitgebers. Der Betriebsrat muss sie nicht erst mühsam einsammeln. Dazu gehört nach derselben Vorschrift, dass ihm auf Verlangen jederzeit die Unterlagen zur Verfügung stehen, die er für seine Aufgaben braucht. Soweit es erforderlich ist, muss der Arbeitgeber ihm außerdem sachkundige Beschäftigte als Auskunftspersonen zur Seite stellen, etwa jemanden aus der IT, der das System erklären kann.
Zu den Aufgaben, für die der Betriebsrat Informationen braucht, gehört nach § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG die Pflicht, darüber zu wachen, dass Gesetze und Betriebsvereinbarungen zugunsten der Beschäftigten eingehalten werden. Aus diesem Wächteramt folgt ein häufiger Streitpunkt, nämlich die Frage, ob der Betriebsrat in die Protokolldateien eines neuen Systems schauen darf. Nach meiner Einschätzung hängt das davon ab, ob er die Protokolle braucht, um eine konkrete Aufgabe zu erfüllen, etwa um zu prüfen, ob eine Betriebsvereinbarung eingehalten wird, die bestimmte Auswertungen verbietet. Einen allgemeinen Anspruch auf jede Datei gibt das Gesetz nicht, denn es spricht nur von den „erforderlichen“ Unterlagen.
Schon die Planung löst die Unterrichtung aus
Für IT- und KI-Projekte ist eine zweite Vorschrift wichtiger als § 80. Nach § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG muss der Arbeitgeber den Betriebsrat schon über die Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen „einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz“ rechtzeitig und unter Vorlage der erforderlichen Unterlagen unterrichten. Nach Absatz 2 derselben Vorschrift muss er mit ihm außerdem so rechtzeitig beraten, dass Vorschläge und Bedenken des Betriebsrats bei der Planung berücksichtigt werden können.
Für die Projektleitung heißt das, dass der richtige Zeitpunkt vor der endgültigen Entscheidung liegt, also solange sich an Auswahl, Datenquellen und Einstellungen noch etwas ändern lässt. Eine Präsentation kurz vor dem Start erfüllt diese Pflicht nicht. Der Leitfaden „KI und Mitbestimmung“ des Branchenverbands Bitkom nennt auf Seite 11, was dabei vor allem dargestellt werden muss, nämlich wie das KI-Werkzeug funktioniert und welche Auswirkungen damit einhergehen.
Unterrichtung und Beratung sind dabei noch keine Mitbestimmung. Der Betriebsrat kann in der Planung Vorschläge machen und Bedenken äußern, aber er kann sie dort nicht erzwingen. Ein Zustimmungsrecht ergibt sich erst aus anderen Vorschriften, vor allem dann, wenn das System Verhalten oder Leistung der Beschäftigten erfassen kann. Wer die Planung offen mit ihm bespricht, erfährt allerdings früh, worüber später verhandelt wird.
Bei KI gilt ein Sachverständiger als erforderlich
Ein Betriebsrat muss eine Betriebsvereinbarung zu KI nicht allein ausarbeiten. Nach § 80 Abs. 3 Satz 1 BetrVG kann er Sachverständige hinzuziehen, soweit das für seine Aufgaben erforderlich ist, und zwar „nach näherer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber“. Gewöhnlich muss der Betriebsrat zuerst die Wissensquellen im Betrieb nutzen, etwa die Auskunftspersonen. Das Bundesarbeitsgericht verlangt in ständiger Rechtsprechung, etwa im Beschluss vom 25.06.2014 (7 ABR 70/12), dass er diese Quellen erschließt, bevor er einen Sachverständigen als erforderlich ansehen kann, der Geld kostet.
Für KI hat der Gesetzgeber diese Hürde gesenkt. Muss der Betriebsrat die Einführung oder Anwendung von Künstlicher Intelligenz beurteilen, gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen nach Satz 2 derselben Vorschrift insoweit als erforderlich. Der Betriebsrat muss die Erforderlichkeit dann nicht mehr eigens begründen. Einigen sich Arbeitgeber und Betriebsrat auf einen ständigen Sachverständigen für KI-Fragen, der nicht für jedes System neu gesucht werden muss, gilt diese Regel nach Satz 3 auch für ihn.
Die Vereinbarung mit dem Arbeitgeber bleibt trotzdem nötig. Der Bitkom-Leitfaden weist auf Seite 11 darauf hin, dass sich beide Seiten weiterhin über die Person des Sachverständigen, den Umfang seiner Arbeit und die Verhältnismäßigkeit der Kosten einigen müssen. Kommt keine Einigung zustande, kann der Betriebsrat beim Arbeitsgericht beantragen, das fehlende Einverständnis des Arbeitgebers zu ersetzen. Das Bundesarbeitsgericht bestätigt diese Möglichkeit der Ersetzung im genannten Beschluss vom 25.06.2014.
Kosten und Zeit hängen an der Einigung
Die Kosten eines Sachverständigen trägt der Arbeitgeber, sobald die Hinzuziehung vereinbart oder das Einverständnis gerichtlich ersetzt ist. Grundlage ist § 40 Abs. 1 BetrVG, nach dem er die durch die Tätigkeit des Betriebsrats entstehenden Kosten trägt. Fehlt die Einigung, ist er nach dem Bitkom-Leitfaden nicht zur Kostentragung verpflichtet. Wie hoch sie sind, hängt vom vereinbarten Umfang ab, also davon, ob der Sachverständige ein einzelnes Gutachten schreibt, an Verhandlungsterminen teilnimmt oder das Projekt über Monate begleitet. Eine gesetzliche Obergrenze oder ein fester Satz steht nicht im Gesetz.
Wie viel Zeit die Hinzuziehung kostet, entscheidet sich vor allem am Anfang. Einigen sich beide Seiten schnell auf Person und Auftrag, arbeitet der Sachverständige nach meiner Erfahrung parallel zu den Gesprächen und verkürzt sie oft, weil er zwischen Technik und Betriebsrat übersetzt. Streiten sie dagegen über das Ob und die Kosten, kommt ein Verfahren vor dem Arbeitsgericht hinzu, und die Verhandlung über das System selbst stockt dann oft, bis es entschieden ist. Nach meiner Einschätzung lohnt sich bei KI vor allem der Streit über das Ob selten, weil das Gesetz die Erforderlichkeit dort unterstellt. Über Person, Umfang und Kosten lässt sich dagegen weiter verhandeln.
Für Projektleitungen und Implementierungspartner lohnt es sich deshalb, die Unterrichtung als Teil des Projektplans zu sehen und einen Sachverständigen nicht als Bremse zu verstehen. Wer früh informiert und dem Betriebsrat fachliche Hilfe zugesteht, verhandelt später mit einem Gegenüber, das das System versteht, und das spart meist mehr Zeit, als es kostet.
