Was in eine Betriebsvereinbarung zu KI gehört

Haben sich Geschäftsführung und Betriebsrat geeinigt, dass ein KI-System kommen darf, liegt oft als Erstes ein Mustertext aus dem Internet auf dem Tisch, nicht selten dreißig Seiten lang. Die IT fragt dann, welche der Zusagen sich in den Einstellungen überhaupt umsetzen lassen. Der Betriebsrat will wissen, welche Daten der Beschäftigten das System verwendet und wer sie sehen kann. Beide stehen vor derselben Frage: Was muss eine Betriebsvereinbarung zu einem KI-System eigentlich regeln?

Eine Betriebsvereinbarung wirkt wie ein Gesetz im Betrieb

Eine Betriebsvereinbarung ist ein Vertrag zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat, der für die Beschäftigten in seinem Geltungsbereich gilt, leitende Angestellte ausgenommen. Beide Seiten müssen sie nach § 77 Abs. 2 BetrVG gemeinsam beschließen, schriftlich niederlegen und unterschreiben, und der Arbeitgeber muss sie an geeigneter Stelle im Betrieb auslegen. Nach Absatz 4 derselben Vorschrift gilt sie unmittelbar und zwingend. Was in ihr steht, müssen also nicht nur Arbeitgeber und Betriebsrat beachten, sondern auch die Beschäftigten selbst.

Daraus folgt, dass eine Betriebsvereinbarung zu KI mehr kann, als den Betriebsrat zu beruhigen. Der Leitfaden „KI und Mitbestimmung“ des Branchenverbands Bitkom weist auf den Seiten 30 und 31 darauf hin, dass sie auch Pflichten für Beschäftigte festlegen kann, die im Arbeitsverhältnis KI-Anwendungen nutzen, etwa zum Umgang mit vertraulichen Daten. Umgekehrt hat sie Grenzen. Nach demselben Leitfaden lässt sich etwa ein Verbot, Erkenntnisse aus einem System vor Gericht als Beweis zu verwerten, nicht wirksam in einer Betriebsvereinbarung festlegen. Der Leitfaden stützt sich dafür auf Seite 33 auf ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 29.06.2023 (2 AZR 296/22).

Mehrere Texte halten länger als einer

Es liegt nahe, alles in einem einzigen Text zu regeln. Nach meiner Einschätzung ist das selten eine gute Idee, denn Grundsätze ändern sich selten, ein einzelnes System dagegen mit jeder neuen Funktion des Anbieters. Wer beides in einen Text schreibt, muss bei jeder Änderung den ganzen Text neu verhandeln, und wird ein einziger Punkt streitig, steht auch der unstrittige Teil zur Disposition. Getrennte Texte lassen sich dagegen einzeln ändern und einzeln kündigen.

Sinnvoll ist deshalb eine Aufteilung in drei Texte. Eine Rahmenvereinbarung legt die Grundsätze für alle Systeme fest. Eine Vereinbarung je System regelt ein einzelnes, beim Namen genanntes System, entweder als eigene Vereinbarung oder als Anlage zur Rahmenvereinbarung. Eine dritte Vereinbarung kann festlegen, wer die Einführung im Alltag begleitet. Dafür kommt eine Arbeitsgruppe nach § 28a BetrVG in Betracht. Danach kann der Betriebsrat in Betrieben mit mehr als 100 Beschäftigten bestimmte Aufgaben auf Arbeitsgruppen übertragen, und zwar nach einer Rahmenvereinbarung mit dem Arbeitgeber. Die Aufgaben müssen aber mit den Tätigkeiten zusammenhängen, die die Gruppe selbst erledigt, etwa wenn die Beschäftigten, die ein System testen, Einzelheiten seiner Nutzung selbst mit dem Arbeitgeber vereinbaren. Für eine Runde, die die Einführung für den ganzen Betrieb begleitet, nennt der Bitkom-Leitfaden auf Seite 29 stattdessen gemeinsame Ausschüsse von Arbeitgeber und Betriebsrat nach § 28 Abs. 2 BetrVG.

Die Rahmenvereinbarung legt fest, was für jedes System gilt

In die Rahmenvereinbarung gehören die Punkte, die auch dann gelten sollen, wenn der Arbeitgeber den Anbieter wechselt. Der Bitkom-Leitfaden zählt auf Seite 28 ausdrücklich nicht abschließend auf, was eine solche Vereinbarung regeln kann. Dazu gehören der Geltungsbereich und Leitlinien für den Einsatz von KI, die Unterrichtung des Betriebsrats über geplante Einführungen, die Hinzuziehung von Sachverständigen, die Schulung der Beschäftigten, Berichtspflichten und eine Ausnahme für unwesentliche Änderungen an KI-Systemen, etwa die Behebung von Fehlern. Ein Satz verdient besondere Aufmerksamkeit, nämlich dass der konkrete Einsatz eines KI-Werkzeugs nur mit Zustimmung des Betriebsrats erfolgt, wenn ein Mitbestimmungsrecht betroffen ist.

Für Beschäftigte und Betriebsrat zählen vor allem vier Punkte. Der Zweck steht ausgeschrieben, und der Text verbietet ausdrücklich, Daten aus den Systemen für die Bewertung von Verhalten und Leistung einzelner Beschäftigter zu verwenden, soweit die Seiten das wollen. Der Text sagt, wer Auskunft über die zu ihm gespeicherten Daten bekommt und wie. Er sagt, nach welcher Zeit Protokolle gelöscht werden und wer die Löschung nachweist. Und er sagt, wann der Betriebsrat vor einem neuen System unterrichtet wird und ab welchem Schritt eine eigene Vereinbarung für dieses System nötig ist.

Die Vereinbarung zu einem System beantwortet die Fragen der Beschäftigten

Die Vereinbarung zu einem einzelnen System ist der Text, in dem die Beschäftigten nachschlagen, wenn sie wissen wollen, was mit ihren Daten geschieht. Sie sollte deshalb so geschrieben sein, dass jede naheliegende Frage eine Antwort findet. Wozu darf das System genutzt werden? Welche Ablagen und Datenquellen sind angeschlossen? Welche personenbezogenen Daten speichert es, etwa Eingaben, Antworten und Klicks auf Quellen, und wie lange? Wer darf ein Protokoll öffnen, aus welchem Anlass, und wird der Betriebsrat dabei beteiligt? Welches Sprachmodell bekommt die Eingaben, und wie wird ein weiteres Modell freigegeben? Welche Schulung bekommen die Beschäftigten, bevor sie das System nutzen?

Oft beginnt die Erprobung, bevor diese Vereinbarung fertig ist. Dann sollte ein kürzerer, befristeter Text die Erprobung absichern, mit Dauer, Kreis der Nutzer, Arten der Daten und einem Datum für die Auswertung. Der Bitkom-Leitfaden nennt auf Seite 30 ausdrücklich die Möglichkeit, einen Pilot- oder Testbetrieb durch Duldung zu vereinbaren. Wichtig ist ein Satz dazu, was gilt, wenn die Erprobung endet und niemand etwas beschließt. Nach meiner Einschätzung läuft ein System ohne diesen Satz in der Praxis oft einfach weiter, obwohl seine Grundlage abgelaufen ist, und dann ist unklar, welche Regeln für den weiteren Betrieb gelten.

Jede Zusage muss sich in den Einstellungen umsetzen lassen

Eine Löschfrist von dreißig Tagen ist nur so viel wert wie die Einstellung, die sie umsetzt. Bevor der Text unterschrieben wird, sollte deshalb die IT bestätigen, dass sich jede technische Zusage im System tatsächlich einstellen und nachweisen lässt. Das gilt für Löschfristen ebenso wie für Zugriffsrechte, für abgeschaltete Auswertungen und für die Protokollierung. Microsoft beschreibt etwa für seine KI-Assistenten, dass sich Eingaben und Antworten über Aufbewahrungsrichtlinien automatisch aufbewahren oder löschen lassen. Ob die vereinbarte Frist zu den angebotenen Einstellungen passt, ist aber eine Frage, die nur die IT für das eigene System beantworten kann.

Nach meiner Einschätzung lohnt es sich, die IT nicht erst am Ende zu fragen, sondern sie an den Verhandlungen über die technischen Punkte zu beteiligen. Eine Zusage, die sich nicht umsetzen lässt, schafft sonst später genau den Streit, den die Vereinbarung verhindern sollte.

Als Rechtsgrundlage für den Datenschutz muss sie eigene Schutzregeln enthalten

Eine Betriebsvereinbarung kann auch die Rechtsgrundlage sein, auf der ein Unternehmen Daten der Beschäftigten verarbeitet. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erlaubt in Art. 88 ausdrücklich „Kollektivvereinbarungen“ mit spezifischeren Vorschriften für den Beschäftigtendatenschutz, und das Bundesdatenschutzgesetz nennt in § 26 Abs. 4 BDSG die Verarbeitung auf Grundlage von Kollektivvereinbarungen ausdrücklich zulässig. Solche Vorschriften müssen nach Art. 88 Abs. 2 DSGVO aber geeignete und besondere Maßnahmen zum Schutz der Beschäftigten enthalten, etwa zur Transparenz und zu Überwachungssystemen am Arbeitsplatz.

Der Europäische Gerichtshof hat in seinem Urteil vom 30.03.2023 (C-34/21) für eine landesrechtliche Vorschrift entschieden, dass sie sich nicht darauf beschränken darf, die Bestimmungen der DSGVO zu wiederholen. Für Kollektivvereinbarungen hat er das in seinem Urteil vom 19.12.2024 (C-65/23) bestätigt. Danach muss eine Betriebsvereinbarung, die eine Verarbeitung erlauben soll, auch die allgemeinen Grundsätze und Rechtsgrundlagen der DSGVO einhalten, und Gerichte prüfen das ohne Einschränkung. Eine Regelung, die das verfehlt oder den Datenschutz nur abschreibt, bleibt unangewendet. Datenschutz und Betriebsrat sollten den Text deshalb gemeinsam prüfen, bevor er unterschrieben wird.

Vor der Unterschrift stehen vier Prüffragen

Ein guter Test für eine Betriebsvereinbarung ist, ob jede naheliegende Frage auf genau einen Text und genau einen Absatz trifft. Bleibt eine Frage ohne Antwort, wird sie im Alltag jeder anders beantworten. Vor der Unterschrift helfen außerdem vier Prüffragen. Unterschreibt das Gremium, das für das System zuständig ist, also der örtliche Betriebsrat, der Gesamtbetriebsrat oder der Konzernbetriebsrat? Regelt jeder Text genau einen Gegenstand? Ist geklärt, welche älteren Vereinbarungen für das System weitergelten oder abgelöst werden? Und bleibt jeder Verweis auf einen anderen Text so genau, dass sein Inhalt bestimmbar ist?

Eine Betriebsvereinbarung zu KI ist am Ende weniger ein juristischer Text als eine Gebrauchsanweisung für den Betrieb. Wer sie so schreibt, dass Beschäftigte, IT und Führungskräfte darin ihre Fragen beantwortet finden, muss sie seltener nachverhandeln und hat im Streitfall einen Text, auf den sich beide Seiten berufen können.