Reicht eine Betriebsvereinbarung für den Start eines KI-Chatbots?

In der Kantine fragt beispielsweise ein Kollege ein Mitglied des Betriebsrats, ob der neue interne KI-Chatbot speichert, wonach er ihn gefragt hat. Das Betriebsratsmitglied sieht im Intranet nach und findet eine ältere Vereinbarung zur IT, die für künstliche Intelligenz nur auf ein „jeweils gültiges Konzept“ verweist. Personalabteilung und Projektleitung wissen es auch nicht genau. Naheliegend ist dann eine neue Betriebsvereinbarung. Reicht das, damit der Chatbot starten kann, oder fehlt dann noch etwas?

Was eine Betriebsvereinbarung zum KI-Chatbot festlegt

Ein interner KI-Chatbot durchsucht die Dokumente eines Unternehmens und formuliert aus den Treffern eine Antwort mit Quellen. Das Fachwort für dieses Verfahren lautet RAG, kurz für Retrieval Augmented Generation. Eine Betriebsvereinbarung ist das Werkzeug, mit dem Arbeitgeber und Betriebsrat festlegen, wozu der Chatbot dienen darf, welche Quellen angebunden sind, was die Protokolle speichern und wer sie öffnen darf. Sie gilt nach § 77 Abs. 4 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) unmittelbar und zwingend für die Beschäftigten, also ohne dass jemand sie in einen Arbeitsvertrag übernehmen muss. Gebraucht wird sie, weil der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmt, sobald eine technische Einrichtung geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Das Bundesarbeitsgericht hat in einem Beschluss vom 13.12.2016 über die Facebook-Seite eines Unternehmens bestätigt, dass dafür die objektive Eignung genügt und es auf die Absicht des Arbeitgebers nicht ankommt. Protokolle, die festhalten, wer wann was gefragt hat, haben diese Eignung nach meiner Einschätzung.

Wie man die Regeln auf eine Rahmenvereinbarung, eine Vereinbarung je System und einen befristeten Text für die Erprobung verteilt, beschreibt der Artikel Was in eine Betriebsvereinbarung zu KI gehört. Ob die Vereinbarung den Start trägt, hängt neben ihrem Inhalt an zwei weiteren Fragen. Die eine lautet, wer sie unterschreibt, und die andere, wann sie gilt.

Wer unterschreibt, wenn das Unternehmen mehrere Betriebe hat

Hat ein Unternehmen mehrere Betriebe, stellt sich vor der Unterschrift die Frage, ob der örtliche Betriebsrat oder der Gesamtbetriebsrat zuständig ist, den die Betriebsräte der einzelnen Betriebe gemeinsam bilden. Der Gesamtbetriebsrat ist nach § 50 Abs. 1 BetrVG nur zuständig, wenn eine Angelegenheit mehrere Betriebe betrifft und die einzelnen Betriebsräte sie nicht in ihren Betrieben regeln können. Für Microsoft 365 hat das Bundesarbeitsgericht diese Zuständigkeit in einem Beschluss vom 08.03.2022 bejaht, weil ein gemeinsamer Mandant, also eine gemeinsame Umgebung für alle Betriebe, eine zentrale Verwaltung und Kontrollfunktionen bestanden, die sich technisch nicht auf einzelne Gruppen begrenzen ließen. Für einen KI-Chatbot kommt es nach meiner Einschätzung deshalb darauf an, ob sich seine Einstellungen und Protokolle für jeden Betrieb getrennt regeln lassen.

Ist der Gesamtbetriebsrat nicht von selbst zuständig, kann jeder örtliche Betriebsrat ihn nach § 50 Abs. 2 BetrVG mit der Mehrheit seiner Mitglieder beauftragen, die Angelegenheit für den örtlichen Betriebsrat zu behandeln, und sich dabei die Entscheidung vorbehalten. Unterschreibt dagegen das falsche Gremium, regelt die Vereinbarung einen Gegenstand, den sie nicht regeln darf, und der Start steht aus meiner Sicht ohne die Regelung da, die ihn tragen sollte.

Was gilt, bevor die Testgruppe mit echten Daten arbeitet

Solange weder eine Einigung noch ein Spruch der Einigungsstelle vorliegt, darf der Arbeitgeber den KI-Chatbot nicht einführen. Die Einigungsstelle ist eine Schlichtungsstelle, die angerufen wird, wenn sich Arbeitgeber und Betriebsrat nicht einigen, und nach § 87 Abs. 2 BetrVG ersetzt ihr Spruch die Einigung. Startet der Chatbot trotzdem, kann der Betriebsrat verlangen, dass der Arbeitgeber die Nutzung unterlässt, wie das Bundesarbeitsgericht im genannten Beschluss vom 13.12.2016 bestätigt hat. Dann steht das System, bis eine Regelung gilt. Verhindern kann der Betriebsrat den Chatbot auf diesem Weg aber nicht auf Dauer, weil nach § 76 Abs. 5 BetrVG auch der Arbeitgeber die Einigungsstelle anrufen kann. Wie lange ein solches Verfahren dauert und wie ein Pilot trotzdem früh beginnen kann, beschreibt der Artikel Den Betriebsrat in den Projektplan einbauen.

Dieses Verbot, ohne Einigung einzuführen, gilt nach meiner Einschätzung schon für die Pilotphase, in der eine Testgruppe mit echten Daten arbeitet. Statt auf die endgültige Vereinbarung zu warten, kann eine befristete Vereinbarung die Pilotphase tragen. Für die Mitbestimmung genügt dafür auch eine Regelungsabrede, also eine formlose Absprache zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat. Sie bindet aber nach einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.08.2019 nur die beiden Seiten und gilt nicht unmittelbar für die Beschäftigten. In dem Beschluss ging es darum, ob eine gekündigte Absprache weitergilt. Am sichersten ist deshalb nach meiner Einschätzung eine befristete Betriebsvereinbarung, denn sie gilt nach § 77 Abs. 4 BetrVG unmittelbar für jede Person der Testgruppe. Jede dieser Personen kann sich dann selbst auf die Regeln berufen, etwa auf ein Verbot, die Protokolle für Auswertungen über einzelne Personen zu nutzen. Notwendig ist eine Betriebsvereinbarung, wenn solche Regeln unmittelbar für die Beschäftigten gelten sollen.

Was der Datenschutz zusätzlich verlangt

Der Datenschutz gilt auch dann, wenn es keine Vereinbarung und keinen Betriebsrat gibt. Sobald Dokumente, Anfragen oder Protokolle Angaben über Personen enthalten, braucht das Unternehmen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eine Rechtsgrundlage. Eine Betriebsvereinbarung kann eine solche Grundlage sein, trägt eine Verarbeitung aber nur, soweit die Verarbeitung erforderlich ist. Das zeigt der Artikel über die Inhalte einer Betriebsvereinbarung mit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 19.12.2024.

Ob auch eine Regelungsabrede eine solche Grundlage sein kann, halte ich für offen. Wortlaut und Aufbau des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sprechen aber eher dagegen. Es bestimmt in § 26 Abs. 1 BDSG in einer Klammer, was eine Kollektivvereinbarung ist, und nennt dort nur Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung und Dienstvereinbarung, also die Vereinbarung mit dem Personalrat im öffentlichen Dienst. Absatz 4 derselben Vorschrift erlaubt die Verarbeitung von Daten der Beschäftigten auf der Grundlage solcher Kollektivvereinbarungen.

Für die Testgruppe gibt es aber einen weiteren Weg. Das Bundesarbeitsgericht hat in einem Urteil vom 08.05.2025 über den Test einer neuen Personalsoftware entschieden. Danach kann es gerechtfertigt sein, für einen solchen Test echte Daten der Beschäftigten zu verarbeiten, wenn Testdaten ohne Bezug zu bestimmten Personen für den Zweck nicht ausreichen. Grundlage ist dann das berechtigte Interesse des Arbeitgebers nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, sofern die Interessen der Beschäftigten am Schutz ihrer Daten nicht überwiegen. In dem entschiedenen Fall hatten Arbeitgeber und Betriebsrat in einer Betriebsvereinbarung die Daten einzeln aufgezählt, die für den Test übertragen werden durften, und das Gericht ging deshalb davon aus, dass nur diese Daten erforderlich waren. Ein KI-Chatbot ist keine Personalsoftware. Ich folgere aus dem Urteil nur, dass der Umfang, den eine Vereinbarung für die Pilotphase festlegt, auch beim Chatbot das Maß für die erforderlichen Daten sein kann, gleich ob sie eine Betriebsvereinbarung oder eine Regelungsabrede ist.

Der Datenschutzbeauftragte gibt die Pilotphase nicht frei. Er berät den Arbeitgeber und überwacht nach Art. 39 DSGVO, ob die Datenschutzvorschriften eingehalten werden. Die Verantwortung dafür, dass die Verarbeitung rechtmäßig ist, trägt nach Art. 24 DSGVO der Arbeitgeber, und er muss das nachweisen können.

Verträge, Folgenabschätzung und Information der Beschäftigten

Neben der Rechtsgrundlage stehen Schritte, die keine Vereinbarung ersetzt:

• Mit dem Anbieter, der Dokumente und Anfragen auf seinen Servern verarbeitet, braucht das Unternehmen einen Vertrag zur Verarbeitung im Auftrag nach Art. 28 DSGVO. Aus meiner Sicht gilt das auch für den Implementierungspartner, sobald er beim Anbinden der Quellen Zugriff auf Daten mit Personenbezug hat.
• Verarbeiten der Anbieter oder das Sprachmodell Anfragen außerhalb der EU, braucht das Unternehmen dafür eine eigene Grundlage nach Art. 44 DSGVO, etwa einen Beschluss der EU-Kommission, dass das Land ein angemessenes Schutzniveau bietet, oder die Standarddatenschutzklauseln der Kommission, also Vertragsbausteine, die die Kommission dafür vorgibt.
• Hat die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Betroffenen, führt das Unternehmen nach Art. 35 DSGVO vorab eine Datenschutz-Folgenabschätzung durch, also eine Bewertung dieser Risiken und der Maßnahmen dagegen. Nach meiner Einschätzung spricht viel dafür, sobald der Chatbot umfangreiche Mail- oder Personalbestände durchsucht oder seine Protokolle Anfragen mit der Kennung der Person speichern. Für die Folgenabschätzung kann das Unternehmen den Standpunkt der Beschäftigten oder ihrer Vertreter einholen, und der Betriebsrat bringt in die Folgenabschätzung die Sicht der Beschäftigten ein.
• Das Unternehmen informiert die Beschäftigten nach Art. 13 DSGVO bei der Erhebung, zu welchem Zweck ihre Anfragen gespeichert werden und wie lange.

Die Texte, die dabei entstehen, betreffen dieselben Daten wie die Vereinbarung. Das Verzeichnis der Verarbeitungen nach Art. 30 DSGVO, das ein Unternehmen mit einer solchen Verarbeitung führt, nennt unter anderem Zwecke, Empfänger und, wenn möglich, die Fristen für die Löschung. Die Folgenabschätzung bewertet dieselben Protokolle, und die Information der Beschäftigten nennt ihre Speicherdauer. Steht in der Vereinbarung beispielsweise eine Speicherdauer von dreißig Tagen und im Verzeichnis eine andere, bekommt das Betriebsratsmitglied aus der Kantine zwei Antworten. Nach meiner Einschätzung widersprechen sich die Texte nur dann nicht, wenn alle aus derselben Beschreibung des Systems entstehen, in der Quellen, Protokolle, Speicherdauer und Ort der Verarbeitung einmal festgehalten sind. Wie eine solche Beschreibung aussieht, zeigt der Artikel Welche Regeln gelten für eine KI-Plattform mit Unternehmensdaten?.

Wer außer dem Betriebsrat auf die Protokolle schaut

Das Gesetz über das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, kurz BSI-Gesetz, setzt die europäische Richtlinie NIS-2 zur Cybersicherheit um. Ob ein Unternehmen unter dieses Gesetz fällt, hängt nach § 28 BSI-Gesetz von Branche und Größe ab. Der Maschinenbau gehört beispielsweise zu den Sektoren, in denen ein Unternehmen als wichtige Einrichtung gilt, wenn es mindestens 50 Mitarbeiter beschäftigt oder Jahresumsatz und Jahresbilanzsumme jeweils über 10 Millionen Euro liegen. Ein Sicherheitskonzept braucht der Chatbot aber auch ohne dieses Gesetz, weil Art. 32 DSGVO von jedem Unternehmen Schutzmaßnahmen verlangt, die dem Risiko angemessen sind.

Die Informationssicherheit braucht dafür Protokolle, während der Betriebsrat genau diese Protokolle als Mittel der Überwachung fürchtet. Der Betriebsrat bestimmt nach § 87 Abs. 1 BetrVG zwar nur mit, soweit keine gesetzliche Regelung besteht. Das BSI-Gesetz verlangt aber Maßnahmen gegen Sicherheitsvorfälle und schreibt nicht vor, welche Protokolle wie lange aufbewahrt werden. Nach meinem Verständnis bleibt die Ausgestaltung der Protokolle deshalb mitbestimmt. Ob eine gesetzliche Pflicht, Angriffe zu erkennen, die Mitbestimmung weiter einschränkt, ist nicht geklärt. Lösen lässt sich der Gegensatz aus meiner Sicht über eine klare Zweckbindung: Sicherheitsprotokolle dienen der Abwehr von Angriffen, benannte Rollen dürfen sie öffnen, und für Beurteilungen werden sie nicht verwendet.

Die KI-Verordnung der EU verlangt von einem Unternehmen, das ein fertiges Produkt einsetzt, weniger als viele erwarten, denn es ist dann Betreiber, der ein System in eigener Verantwortung verwendet, und nicht Anbieter, der es entwickelt. Nach Art. 4 KI-Verordnung ergreift es Maßnahmen, um die KI-Kompetenz der Personen zu unterstützen, die mit dem System arbeiten, etwa mit Schulungen. Wie diese Schulungen ablaufen, gehört nach meiner Einschätzung in die Vereinbarung zu dem System, weil der Betriebsrat bei der Durchführung von Bildungsmaßnahmen im Betrieb nach § 98 BetrVG mitbestimmt.

Die Pflicht, Arbeitnehmervertreter nach Art. 26 Abs. 7 KI-Verordnung zu informieren, betrifft dagegen nur Hochrisiko-KI-Systeme, also etwa Systeme, die Leistung und Verhalten von Beschäftigten bewerten. Ein interner KI-Chatbot, der Fragen aus Dokumenten beantwortet, ist nach meiner Einschätzung keines. Unterrichten muss der Arbeitgeber den Betriebsrat trotzdem, denn nach § 90 Abs. 1 BetrVG unterrichtet er ihn rechtzeitig und unter Vorlage der erforderlichen Unterlagen über die Planung von Arbeitsverfahren „einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz“. Die Einstufung als System ohne hohes Risiko ändert sich, wenn das Unternehmen den Chatbot für einen anderen Zweck einsetzt, etwa um die Leistung einzelner Beschäftigter zu bewerten. Dann wird es nach Art. 25 KI-Verordnung selbst zum Anbieter mit dessen Pflichten. Verbietet die Vereinbarung, die Daten zur Bewertung von Leistung zu verwenden, schließt sie einen solchen Zweck aus.

Was im Vertrag mit dem Anbieter stehen muss

Eine Betriebsvereinbarung bindet Arbeitgeber und Betriebsrat. Anbieter und Implementierungspartner sind an ihr dagegen nicht beteiligt. Was die Vereinbarung über Protokolle, Speicherdauer, Ort der Verarbeitung und Löschung zusagt, muss deshalb schon im Vertrag mit dem Anbieter stehen, etwa dass eine Löschung in den Quellen auch den Suchindex, also den durchsuchbaren Bestand des Systems, die gespeicherten Verläufe der Anfragen und die Sicherungskopien erreicht. Dazu gehört nach meiner Einschätzung auch, dass der Anbieter neue Funktionen vorher ankündigt und abgeschaltet ausliefert, dass er sagt, ob er die Eingaben zum Training eigener Modelle verwendet, und dass der Ausstieg geregelt ist, bevor das Unternehmen einsteigt. Sonst sagt die Vereinbarung etwas zu, was das System nicht einhalten kann.

Zusammen prüfen lässt sich das alles vor der Freischaltung der Testgruppe, denn ab diesem Tag entstehen Protokolle mit echten Daten.

Wo du alle Regeln vor dem Start nachlesen kannst

Mein Whitepaper zu den Regeln vor dem Start eines internen KI-Chatbots führt diese Fragen zusammen. Es erklärt, welche drei Vereinbarungen ein Unternehmen mit dem Betriebsrat braucht und welches Gremium sie unterschreibt, wann ältere Vereinbarungen weitergelten und was geschieht, wenn sich beide Seiten nicht einigen. Danach beschreibt es, was Datenschutz, Informationssicherheit und KI-Verordnung verlangen und was in den Verträgen mit Anbieter und Implementierungspartner stehen muss.

Nützlich ist es für einen Betriebsrat, bevor er eine Vereinbarung zu einem KI-Chatbot unterschreibt, für eine Projektleitung, die die Freischaltung der Testgruppe vorbereitet, und für eine Geschäftsleitung, bevor sie den Vertrag mit dem Anbieter unterschreibt. Auch andere Stellen, etwa Personalabteilung, IT oder Datenschutz, finden darin, was sie beitragen. Die Kapitel zu Datenschutz, Informationssicherheit, KI-Verordnung und Verträgen gelten außerdem für ein Unternehmen ohne Betriebsrat.

Das Betriebsratsmitglied aus der Kantine fand nur einen Satz über ein jeweils gültiges Konzept. Eine Antwort hätte es gefunden, wenn die Protokolle und ihre Speicherdauer in der Vereinbarung zu dem System gestanden hätten und Verzeichnis, Folgenabschätzung und Vertrag dieselbe Speicherdauer genannt hätten. Eine Betriebsvereinbarung ist also ein wichtiger Teil, aber nur einer von mehreren Texten, die vor dem Start fertig sein müssen. Welcher dieser Texte fehlt in deinem Unternehmen am häufigsten, wenn eine neue Software kommt? Schreib es gern in die Kommentare.